045 869 1669 juha@kalliola.com

ERP konsultointi

konsultointi

Toimin yrityksesi apuna toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa tai kehittämisessa. Haluan auttaa sinua varmistamaan, että saat juuri sinun liiketoimintaasi sopivan toiminnanohjausjärjestelmän.

Kokemukseni monille eri toimialoille toteutetuista ERP-projekteista hyödyttää myös sinun projektiasi. Kokemuksen lisäksi olen jatkuvasti kiinnostunut alan kehityksestä ja hankkinut asiantuntemusta, joka auttaa sinun yritystäsi selvitytymään toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta menestyksellisesti.

Ohjelma, jota toteutan projekteissa, koostuu 26 eri osa-alueesta, joihin voit tässä lyhyesti tutustua. Jo pelkästään hankkimalla minulta valmennusta ERP-projektin läpiviemiseen voit säästää paljon aikaa ja rahaa itse projektin aikana.

Ennen hankintaa

Miksi toiminnanohjausjärjestelmä pitäisi hankkia tai vaihtaa? Tämä kysymys pitää esittää ensimmäisenä ja siihen on pystyttävä esittämään vakuuttavat perusteet. Tyypillisesti kyseessä on merkittävä muutos, joten tähän on hyvä käyttää aikaa.

Yrityksen sisäinen ERP tuntemus

Mikä tai mitä ERP on? Osaatko selittää? ERP ei ole ohjelmisto. Toistan: ERP ei ole ohjelmisto. Se on paljon enemmän. Jos sinun mielestäsi ERP on ohjelmisto, tarvitset valmennusta.

Riskien arviointi

ERP:stä ja ohjelmistosta, jolla se toteutetaan, voi parhaassa tapauksessa tulla mahtava työkalu yrityksesi käyttöön. Se voi muuttaa kokonaan tavan, jolla yrityksesti liiketoimintaa hoidetaan. Samalla, kun hyödyt voivat olla valtavat, myös riskit ovat suuret. Esimerkiksi taloudelliset riskit, liiketoiminnan häiriöt, ohjelmisto-ongelmat – vain muutamia mainitakseni.

Kustannusten oikeutus ja budjetointi

Koska ERP-projektissa on hyvä mahdollisuus ajautua suuriin vaikeuksiin, on todella tärkeää määrittää odotukset yksityiskohtaisesti, jonka kautta saadaan “oikeutus” syntyville kustannuksille. Hyödyt eivät saa olla “hihasta kiskaistuja” ylimalkaisuuksia, eivätkä ne saa perustua ohjelmiston myyjän esittämiin hyötyihin. Hyödyt pitää pystyä määrittelemään itse.

Tarjouspyyntövaihe

Tarjouspyyntövaiheessa pitää ehdottomasti tehdä visuaalinen malli yrityksen prosesseista eli prosessikaavio. Tästä saadaan malli, jota peilataan tarjoittuihin ohjelmistoratkaisuihin ja varmistetaan näiden yhteesopivuus – ENNEN ohjelmiston hankintaa.

Ohjelmiston valinta

Ohjelmiston hankinta ei tee yrityksestäsi kilpailukykyisempää, mutta kilpailukyky vaatii oikean ja järkevän ohjelmistovalinnan. Kiinnitä tähän vaiheeseen paljon huomiota, tässä ratkaistaan paljon. Tutustuta ohjelmistotoimittajat huolellisesti yrityksesi toimintaan ja toimintaympäristöön. Vaadi mallinnusta! Kaikki kriittiset toiminnot pitää pystyä mallintamaan ehdolla olevassa ohjelmistossa. 

Sopimus

Moni valitus liittyy ohjelmistotoimittajan kykyyn hoitaa käyttöönttoprojekti tai ohjelmiston toimivuuteen liittyviin ongelmiin. Syynä on usein se, että sopimus ei ole ollut riittävän yksityiskohtainen vastuiden jaossa toimittajan ja yrityksen välillä. Siksi on tärkeää muotoilla toimitussopimus huolella, se suojelee molempia osapuolia. Sopimukseen on hyvä sisällyttää selkeä vastuunjako projektin tehtävistä.

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma on paljon enemmän, kuin vain suunnitelma asennuksien ja koulutusten ajankohdista. Se ei ole vain teknologiaa. Projektisuunnitelmaan pitää sisällyttää selkeät ja loogiset seurantapisteet, joihin toteumaa voidaan verrata. Vaikka sinulle esiteltäisiin “proven path” mallia eli hyväksi todettua tapaa viedä projekti läpi, ole tarkkana. Käy suunnitelma huolellisesti läpi ennen sen hyväksymistä.

Käyttöönottopäivä

Miten käyttöönottopäivä valitaan? Minkä tulisi ohjata käyttöönottopäivän valintaa? Yleisin valintaperuste tuntuu olevan tilikauden vaihtuminen. Mutta tiedäktö, mikä vaara tässä on? Käyttöönottopäivän määrittää jokin päivämäärä, joka ei millään tavalla liity projektin läpiviemiseen tarvittavaan työmäärään.

Valmennus

Jotta teknlogiasta saadan irti paras hyöty, pitää ymmärtää “ERP filosofiaa”, mitä on ERP. Pitää ymmärtää, kuinka bisnestä pyöritetään. Valmennusta tarvitaan läpi yrityksen, niin että kaikki ymmärtävät, mistä ERP:ssä ja siihen liittyvässä teknologiassa on kyse ja mikä vaikutus yrityksen eri toiminnoilla on toisiinsa. Usein käyttöönottoprojekteissa puhutaan ihmisten kouluttamisesta, mutta harvemmin ihmisten valmentamisesta. Näillä on kuitenkin suuri ero!

Koulutus

Käyttäjien koulutus on toinen osa-alue, mikä tuottaa käyttöönotoissa paljon valituksia. Miksi? Voi olla, että ne pidetään liian kiireellä tai väärään aikaan. Tai koulutuksen laatu ei ole vastannut odotuksia. Koulutus pitää aikatauluttaa oikeaan aikaan sinun yrityksesi kannalta – ei ohjelmistotoimittajan kannalta. Koulutus pitää antaa kaikille, jotka tulevat ohjelmaa käyttämään. Suosittua on ns. pääkäyttäjäkoulutus, joka sitten jalkautetaan yrityksen sisällä eteenpäin. Tämä kuulostaa hyvältä, mutta ei ole tutkitusti toimiva malli. 

Toteutusvastuu

Tässä näyttelee tyypillisesti kolme eri osapuolta: ohjelmistotoimittaja, ohjelmistotoimittajan käyttöönottoryhmä ja asiakasyritys. Kenellä on suurin vastuu toteutuksesta? Se on asiakkaalla. Tämä korostaa sitä, että jo tässä aiemmin luetelluissa kohdissa on syytä olla hereillä.

Projektinhallinta

Milloin projekti alkaa? Jo paljon ennen ohjelmiston hankintaa. Joten projektisuunnitelman tekeminen vasta, kun ohjelmisto hankitaan, on myöhäistä. ERP-projekti on muutosprosessi, josta yksi osa voi olla ohjelmistohankinta. Kenen pitäisi olla projektipäällikkö? Sen pitää olla joku yrityksen sisältä, jolla on kyky ymmärtää tarvittavan työn määrä ja jolla on ylimmän johdon luottamus viedä projekti onnistuneesti läpi. Luonnollisestikaan se ei siis ole ohjelmistotoimittajan projektipäällikkö.

Yrityksen johdon sitoutuminen

Yrityksen johdon sitoutuminen projektiin on välttämätöntä. Ikävä kyllä näin ei aina ole ollut ja se on jälleen yksi syy, miksi toiminanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojekteja epäonnistuu. Syy johdon sitoutumattomuuteen on monesti se, että ERP-projekti mielletään IT-projektiksi, mitä se ei todellakaan ole! Tästä syystä se saattaa jäädä etäiseksi, ei kiinnostavaksi asiaksi, jonka joku muu hoitaa. Onnistuneella ERP-projektilla on vahva yristyksen johdon tuki ja kiinnostus koko projektin ajan.

Ohjelmistotoimittajan asiantuntijuus ja toimintatavat

ERP-ohjelmistoalalla riittää kyllä asiantunemusta, mutta koska kyse on hyvin kilpaillusta busineksestä, tietyt vaarat on hyvä tunnistaa: alimyynti (kauppa halvalla, muuta kustannukset tulee kyllä projektin aikana), ylimyynti (tarpeettomat ohjelmistomodulit, “nice to have”, “ehkä joskus tarvitaan), “hyväksi todettu projektimalli”, välinpitämättömyys (ei vastaa oikeaa tarvetta, mutta myydään silti), referenssit (tärkeitä, mutta perehdy huolella).

Muutosten hallinta

Toiminnanohjausjärjestelmää hankkivan yrityksen liiketoimintaprosessit ovat kehittyneet aikojen saatossa ja niistä on tullut osa yrityskulttuuria. Näitä proesseja pitää tarkastella uudelleen silloin, kun hankitaan uutta toiminnanohjausjärjestemää tai kehitetään merkittävästi nykyistä.  Miksi tämä on tärkeää? Koska kun prosessit käydään läpi ja/tai suunnitellaan uudelleen, voidaan varmistaa niiden yhteensopivuus toiminnanohjausjärjestemän kanssa. 

Siivous

Tarkka ja ajantasainen tieto on välttämätöntä toimitusketjulle – oli kyse hyödykkeistä tai palveluista – ja jotta toiminnanohjausjärjestelmästä voidaan saada paars hyöty siihen sijoitettuihin resursseihin nähden. Kun otetaan uutta toiminnanohjaujärjestelmää käyttöön, onkin juuri oikea hetki siivota tiedot ajantasalle.

Konversio

Toiminnanohjausjärjestelmä prosessoi tietoa. Jos uuteen järjestelmään siirretty tieto on huonoa, epäkuranttia, järjestelmä kyllä prosessoi sen, mutta lopputulos on kelvotona ja hämmentävää. Tietojen konversio vanhasta uuteen vaatii tarkan toteutussuunnitelman. Kenen vastuulla on lopputulos? Asiakkaan vastuulla – vain sinä asiakkaana voit tietää, onko tieto käyttökelpoista.

Ongelmien tunnistaminen

ERP-projektin aikana tulee aina eteen erilaisia ongelmia – pieniä tai suuria – joita pitää tutkia ja ratkaista osana prosessia ja joihin tarvitaan riittävät taidot ja myös valtuudet projektiryhmään kuuluvilta. Osa näistä on projektiryhmän tai -päällikön ratkaistavissa, osa voi vaatia suurempia valtuuksia. Jälleen palataan siihen, että yrityksen johdon on oltava kiinnostunut projektista ja valmis antamaan ratkaisuja ongelmatilanteissa. Projektiryhmän tulee vuorostaan pitää ylin johto jatkuvasti ajan tasalla projektin kulusta, ongelmat mukaan lukien.

Muutokset projektin laajuudessa

Kaikki on tehty huolellisesti alusta alkaen, on projektisuunnitelma, demot on pidetty, ohjelmisto valittu ja projekti on alkanut. Sitten huomataan kuitenkin, että ohjelmisto ei vastaa odotuksia, siitä puuttuu ominaisuuksia tai se ei sovellu ollenkaan siihen käyttöön, kun oli tarkoitus. Miten tämä on mahdollista? Yksi syy on se, että usein demoaminen tehdään liian hajanaisesti. Hyvä mallinnus tehdään niin, että prosessi mennään alusta loppuun prosessikaavion mukaisesti. Tämä on asia, jota kannattaa vaatia, koska muutoin on suuri vaara projektin epäonnistumiseen tai että sen kustannukset karkaa käsistä.

Yrityksen johto ja ongelmien ratkaiseminen

Jotta yrityksen johto voisi olla aktiivisesti mukana ongelmien ratkaisemisessa, sitä on vähintään viikkotasolla informoitava ongelmista, jotka vaativat ratkaisua. Tämä vaatii myös yrityksen johdolta vahvaa sitoutumista projektiin. Hyvä valmennusohjelma, jossa ylin johto on mukana ja jossa käydään läpi koko ERP:n merkitys, innostaa sitä myös tarjoamaan ratkaisuja eteen tuleviin ongelmiin.

Valmiina käyttöönottoon?

Kun toiminnanohjausjärjestelmä otetaan käyttöön, se on lopullinen testi kaikelle työlle, mitä on tehty sen eteen – valmennus, koulutus, konfigurointi, tietojen siivous ja siirto, prosessien uudistaminen, käytännöt ja muutosten hallinta. Vielä ennen lopullista käyttöönottoa pitää tehdä huolellinen testaus. Tässä vaiheessa tulee tuskallisella tavalla esille, jos projektin aikan on otettu oikoteitä, hintalapun kera.

Käyttöönotto

Jossain vaiheessa käyttöönoton pitää tapahtua. Tähän on tyypillisesti kolme eri lähestymistapaa: Big Bang (kaikki kerralla), rinnakkain vanhan kanssa (ajetaan molempia järjestelmiä jonkin aikaa) tai vaiheittainen (osio kerrallaan). Käyttöönotto on kriittinen vaihe yritykselle ja se kannattaa siksi suunnitella huolella.

Käyttöönoton jälkeen

Käyttöönoton jälkeen ollaan edelleen kriittisessä pisteessä. Jos on jätetty askelia välistä, otettu oikoteitä, nyt ne alkavat näkyä ja vaikuttaa yrityksen toimintakykyyn. Jos kaikki edellä otetut askeleet on otettu, asiat käyty läpi huolellisesti, isoja ongelmia ei pitäisi tulla. Projekti kuitenkin jatkuu vielä ja on ihan normaalia, että jonkinlaista häiriötä liiketoiminnalle aiheutuu, kunnes kaikki ovat päässeet sisälle uuteen toiminnanohjausjärjestelmään ja ovat mukautuneet uusiin tai muuttuneisiin prosesseihin.

kalliola consulting

Juha Kalliola

Juhontie 6E
65610 Mustasaari

soita milloin vaan

045 869 1669

tai lähetä sähköpostia

juha@kalliola.com